Archiwa Dostępne 2019. Polona otwiera się na zbiory dźwiękowe

Zadawaliśmy sobie pytanie, jak możemy lepiej opracowywać i udostępniać nasze zbiory oraz czy istnieją dobre praktyki, do których moglibyśmy zachęcać instytucje, które gromadzą archiwa dźwiękowe dotyczące muzyki wsi, jak Instytut Sztuki Polskiej Akademii Nauk lub Polskie Radio. Te instytucje dysponują bogatymi zbiorami o wysokim stopniu opracowania, a zarazem ich dostępność z wielu względów pozostawia wiele do życzenia.

Zadaniem grupy Archiwa Dostępne na listopad 2019 było poszukiwanie dobrych praktyk opracowywania zbiorów, ich udostępniania i upowszechniania, które mogłyby zainspirować zarówno instytucje gromadzące archiwa fonograficzne, jak i organizacje pozarządowe oraz prywatnych zbieraczy nagrań archiwalnych.

Nasz pierwszy wybór wydawał się oczywisty. Biblioteka Narodowa i jej cyfrowa odsłona Polona.pl od kilku lat budzą podziw, uznanie i wdzięczność wśród czytelników oraz wśród innych instytucji.

Wprawdzie sytuacja digitalizacji i udostępniania papieru i pergaminu różni się pod wieloma względami od wyzwań, jakie stawiają przed opiekunami archiwów zbiory dźwiękowe – od aspektów prawnych po techniczne aspekty digitalizacji oraz wyświetlania zbiorów cyfrowych (rozwiniemy te wątki w dalszej części artykułu), niemniej uznaliśmy, że doświadczenie tak ogromnej zmiany strukturalnej dużej instytucji może być dla nas nauką.

Okazuje się, że możemy skorzystać z wiedzy i doświadczenia, a nawet liczyć na współpracę Biblioteki Narodowej. W najbliższym czasie BN planuje dostosowanie interfejsu Polony do prezentacji zbiorów dźwiękowych i audiowizualnych i jest otwarta na współpracę z innymi instytucjami, które nie mają możliwości budowy własnej infrastruktury do cyfrowego przechowywania i udostępniania zbiorów. Warunkiem przechowywania i udostępniania zbiorów w Polonie jest ich opracowanie zgodnie ze standardami obowiązującymi w cyfrowej Bibliotece Narodowej (po przeszkoleniu przez pracowników Biblioteki).

Spotkaliśmy się z Sonią Wronkowską i Łukaszem Kozakiem z Pracowni Systemów IT Zakładu Technologii Informatycznych Biblioteki Narodowej, a następnie z dyrektorem BN, drem Tomaszem Makowskim oraz Tomaszem Gruszkowskim, kierownikiem Centrum Kompetencji ds. digitalizacji zbiorów bibliotecznych w Bibliotece Narodowej. Chcieliśmy się dowiedzieć, jak udało się zmienić tak ogromną instytucję „papierową” w instytucję cyfrową oraz czy możliwa byłaby ewentualna współpraca, mająca na celu przechowywanie i udostępniania archiwów społecznych muzyki tradycyjnej w Polonie.

Jak to się stało, że Biblioteka Narodowa zaczęła tak szeroko udostępniać swoje zbiory?

Polona powstała w 2006 roku. Wtedy gromadziła w swoich zasobach kilka tysięcy obiektów i były to najcenniejsze monumenta ze zbiorów Biblioteki, takie jak rękopisy Chopina, Norwida czy Psałterz Floriański. Jej podstawowym celem było wtedy zabezpieczenie najważniejszych zbiorów poprzez digitalizację, ażeby ograniczyć ich fizyczną eksploatację w czytelniach.

Wersja udostępniana online miała niższą jakość niż pliki zarchiwizowane na serwerach biblioteki, ażeby podnieść szybkość działania strony. Jeśli ktoś chciał skorzystać z plików lepszej jakości, musiał ponosić opłatę równą kosztom poniesionym przez Bibliotekę na przygotowanie i przekazanie plików tzw. masterscanów.

W 2012 roku dyrektor Biblioteki Narodowej, dr Tomasz Makowski podjął strategiczną menadżerską decyzję o nieodpłatnym udostępnianiu skanów, także tych najwyższej jakości. Nowa odsłona Polony z 2013 roku umożliwiała już pobieranie wysokojakościowych plików w formacie .jpeg. Jeśli komuś zależy na jeszcze lepszej jakości plików w formacie .tiff, wystarczy się skontaktować w tej sprawie z BN i o nie poprosić za pomocą formularza kontaktowego. Mimo iż konieczne jest fizyczne odszukanie i zgranie pliku z pamięci taśmowej, Biblioteka udostępnia je bezpłatnie. Była to decyzja bez precedensu.

Argumentami przemawiającymi za tą decyzją było m.in. to, że działalność Biblioteki Narodowej jest finansowana ze skarbu państwa, w związku z tym dostęp do jej zbiorów powinien być możliwy dla wszystkich za darmo, w sposób możliwie najwygodniejszy dla użytkowników. Ponadto, są to zbiory z domeny publicznej, zatem wszyscy powinni móc z nich korzystać. Co więcej, udostępnianie online jest również formą zabezpieczenia zbiorów. Obiekt materialny jest mniej eksploatowany, w związku z tym jest lepiej zabezpieczony.

Dyrektor Biblioteki Narodowej dr Tomasz Makowski uzasadnił swoją decyzję w następujący sposób:

Sukces instytucji w dużym stopniu polega na odkryciu jej unikatowej roli. Stąd zmiana naszego hasła/motta, które decydowało później o wszystkich zmianach strukturalnych czy budżetowych: Otwieramy magazyny! Chodziło o to, żeby to, co było dotychczas przywilejem bibliotekarzy i tych, którzy korzystają z naszych zbiorów w Warszawie, stało się możliwe dla wszystkich na świecie, a szczególnie oczywiście w Polsce.

Pamiętam pierwsze lata pracy w Zakładzie Rękopisów (pracuję ponad 25 lat w BN). Zostawałem popołudniami po pracy z otwartym magazynem, chodziłem od półki do półki czytając to, co mnie interesowało. Dziś już nie ma takiej możliwości, magazyn jest zamknięty. Ale na początku lat 90. obowiązywały inne przepisy i rzeczywiście przechadzałem się po magazynie rękopisów czytając rękopisy średniowieczne, nowożytne, korespondencję dwudziestowieczną, dziewiętnastowieczną. To było niezwykłe. To rzeczywiście dało mi wiedzę i przewagę, ale także niegasnące zainteresowanie naszą kulturą właśnie dzięki obiektom znajdującym się w tym magazynie. Pomyślałem sobie, że w zasadzie wszyscy powinni mieć taką przyjemność i możliwość, jeżeli chcą; oczywiście duża część naszych współobywateli nie jest zainteresowana, ale jest też ta część, dla której warto to pokazać i zrobić. Polona jest realizacją tej myśli. Dzięki temu każdy dzisiaj może wejść i obejrzeć ponad trzy miliony obiektów online.

Oczywiście, nie wszystko chcemy pokazać w Polonie z różnych powodów – niektóre obiekty są wieloegzemplarzowe, niektóre mało interesujące. Proszę pamiętać, że mamy każde wydanie każdego podręcznika. Zatem nie tylko podręcznik o uprawie ziemniaka dla szkoły rolniczej, wydanie pierwsze, ale też każde wydanie następne, coroczne. Więc oczywiście z tych 10 mln nie wszystkie obiekty chcemy zeskanować, bo nie wszystkie edycje, chociażby podręczników, są potrzebne.

Chcemy też pokazać, jak interesujący materiał został wytworzony kiedyś, nie tylko te teksty czy obiekty, które są znane z podręczników, ale także takie, które nam umykają, jak druki ulotne, wszelkiego rodzaju rysunki, ryciny, fotografie dokumentacyjne i artystyczne, które są w naszych zbiorach. Jest to najpełniejszy zbiór publikacji polskich od wynalezienia druku do dzisiaj (książek, czasopism, nut, map) i oczywiście rękopisów – ten zbiór, który mamy, jest jednym z najwspanialszych i najciekawszych.

Polona jest narzędziem, dzięki któremu nasza czytelnia jest nieograniczona i dlatego zdecydowaliśmy o bardzo mocnej zmianie profilu biblioteki, żeby przede wszystkim udostępniać wersje cyfrowe. Jeden powód to upowszechnianie, a drugi to zabezpieczenie przed zniszczeniem.

W 2013 roku powstała Polona, jako nowoczesna biblioteka cyfrowa. Na początku swojej działalności w nowej, zmodernizowanej odsłonie udostępniała około 40 tysięcy obiektów. Obecnie jest ich ponad trzy miliony.

Materiały z Polony na nowo weszły w obieg i ludzie zaczęli tworzyć z nich przeróżne rzeczy – przemysł reklamowy, naukowcy, pisarze – wszyscy zaczęli sięgać do zbiorów Polony. Również Olga Tokarczuk pisząc Księgi Jakubowe.

Polona to jedna z wiodących bibliotek cyfrowych na świecie. Jeśli chodzi o zasób i otwartość zbiorów, może z nią konkurować jedynie francuska Gallica oraz Norweska Biblioteka Narodowa. Zresztą sukces Polony w dużej mierze oparty jest na korzystaniu z doświadczeń i błędów popełnionych przez siostrzane instytucje europejskie. Przemiana dużej instytucji „papierowej” w instytucję cyfrową to ogromne wyzwanie. Zapytaliśmy dyrektora Biblioteki Narodowej, jak się realizuje tak dużą zmianę strukturalną i z jakimi wyzwaniami się mierzył przy tym zadaniu.

Dyrektor Makowski tak opowiada o tym procesie:

Było wiele problemów czy kwestii do rozwiązania. Mieliśmy tę zaletę i tę wadę, że byliśmy zapóźnieni w stosunku do reszty instytucji europejskich. Budując Polonę czy zespół Polony, korzystałem z doświadczenia kolegów z zachodniej Europy i ich rady pomogły nam się uchronić przed oczywistymi błędami. Na przykład, błędem, który popełniło wiele bibliotek na świecie, była próba budowy biblioteki cyfrowej obok istniejącej biblioteki.

Koledzy po fachu mówili, że jedyną szansą na sukces jest zmiana mentalności i profilu całej biblioteki. Nie chodzi o to, że biblioteka cyfrowa ma być budowana obok biblioteki papierowej, tylko pracownicy, którzy pracowali do tej pory na papierze, mają już myśleć wersją cyfrową. Biblioteka w rozumieniu pracowników ma się stać cyfrowa.

Trzeba było podjąć wiele decyzji niezwiązanych z samą digitalizacją. Wtedy podjęliśmy m.in. decyzję, że musimy jak najszybciej skatalogować cały zasób, który posiadamy, co wymagało ogromnej pracy i determinacji. Skatalogowanie tak ogromnego zbioru własnymi rękoma jest bardzo trudne. Trzeba było podjąć wiele decyzji, chociażby o przeniesieniu pracowników do katalogowania zbiorów. (…)

Zatem pierwszym etapem było skatalogowanie całego naszego zasobu w zintegrowanym systemie komputerowym, czyli zamknięcie “papierowej” instytucji, która miała mnóstwo rejestrzyków, katalożków, inwentarzyków – wszystko odbywa się teraz w jednym systemie, tak żeby można było z tego w zintegrowany sposób skorzystać, ograniczając procedury. To jest podstawowy problem w dużych instytucjach – czas, zatem pieniądze, które się traci na niepotrzebne procedury.

I to jest następny etap: katalogowanie bieżące w trybie 24 godzinnym, czyli katalogowanie od razu po wpływie, następnego dnia. Od leżenia książki jej opis nie staje się mądrzejszy. Rzeczywiście, to się udało i dziś katalogowanie jest sprawne i szybkie. To, że się bierze odpowiedzialność za szybko dokonywany opis katalogowy powoduje, że ten opis jest dużo lepszy, jak widzimy porównując nasze metadane z metadanymi z innych źródeł dla tych samych publikacji.

To była duża zmiana, bo nagle wszyscy katalogerzy przestali dystansować się od świata cyfrowego, gdyż sami musieli stać się cyfrowi katalogując w systemie, wykonując operacje na systemie. I nagle się okazało, że ten następny etap, czyli udostępnienie wersji cyfrowych, jest oczywisty, jasny, naturalny. (…)

Zdobycie środków unijnych pozwoliło na kosztochłonną digitalizację obiektów delikatnych i cennych. Ważny był nadzór konserwatorów nad całym procesem. Zwyczajnie mogliśmy też zapłacić lepsze pieniądze naszym pracownikom, których bardzo duża część przeszła do Polony. Również starszych pracowników, mamy emerytowanych pracowników biblioteki, którzy znakomicie się odnaleźli w Polonie.”

 

Polona nieustannie pracuje nad rozbudową systemu, rozwojem funkcjonalności przyjaznych użytkownikom oraz digitalizacją kolejnych zbiorów. W ostatnich latach zdobyła dwa duże granty europejskie na działania informatyczne i digitalizacyjne.

W samych latach 2016-20 Biblioteka Narodowa zainwestowała w rozwój Polony 175 mln złotych z dotacji unijnych. Różnica między zatrudnieniem w Zakładzie Zbiorów Cyfrowych w czerwcu 2016 roku (54 osoby), a zatrudnieniem w czerwcu 2019 roku (162 osoby) oznacza trzykrotny wzrost.

Nakład kadrowy i kwoty z grantów przeznaczone na rozwój portalu w ostatnich latach nie pozostawiają wątpliwości, że utrzymanie takiej infrastruktury jest poza możliwościami większości innych instytucji, a co dopiero organizacji pozarządowych lub prywatnych zbieraczy.

 

Czy możliwa jest współpraca między nami mająca na celu przechowywanie i udostępniania zbiorów organizacji społecznych zbiorów w Polonie?

Biblioteka Narodowa zdaje sobie sprawę ze swojej unikatowej pozycji i wykazuje ogromną otwartość na współpracę z innymi instytucjami, które nie mają możliwości budowania własnego systemu informatycznego. Obecnie rozwija e-usługi dla podmiotów zewnętrznych polegające na udostępnianiu serwerów do przechowywania zbiorów cyfrowych oraz ich udostępniania w Internecie.

Pod tym względem Polona nie ma sobie równych. Biblioteka Narodowa posiada repozytorium w budynku głównym, gdzie realizowana jest główna część przetwarzania i znajduje się pierwsza lokalizacja podsystemu długotrwałego przechowywania. Drugie miejsce to Centrum Zapasowe, które znajduje się kilkanaście kilometrów poza Warszawą, gdzie bliźniacza kopia zbiorów aktualizowana jest codziennie za pośrednictwem łącza światłowodowego.

Obecnie z możliwości współpracy korzystają już takie instytucje, jak Biblioteka Jagiellońska, Biblioteka XX. Czartoryskich, Narodowy Instytut Fryderyka Chopina czy Państwowe Muzeum Etnograficzne. Udostępniane przez nich zbiory można znaleźć w zakładce „Instytucje”, następnie wybrać wybraną instytucję i przeglądać zbiory.

Przykład Państwowego Muzeum Etnograficznego, które dzięki współpracy z Fundacją Muzyka Zakorzeniona i Biblioteką Narodową opracowało, zdigitalizowało i udostępniło zbiory fotografii Piotra Gana jest dla naszego środowiska szczególnie interesujący. Pokazuje on bowiem, że Biblioteka Narodowa jest zainteresowana przechowywaniem i udostępnianiem nie tylko publikacji, lecz również materiałów archiwalnych, na których nam bardzo zależy.

Ten przykład pokazuje jeszcze jedną rzecz – to nie same instytucje wyszły z inicjatywą współpracy. Pomysł i inicjatywa wyszły od Piotra Baczewskiego oraz zespołu Fundacji Muzyka Zakorzeniona – od pasjonatów, nie decydentów instytucjonalnych. To oni zaproponowali, żeby instytucje nawiązały współpracę, pomogli w ustaleniu praw do zbiorów, a następnie zostali przeszkoleni przez pracowników Biblioteki, żeby samodzielnie opracować zbiory zdigitalizowane przez Bibliotekę. Efekty każdy z nas może obejrzeć na stronie Polony.

Zapytaliśmy, czy Polona planuje rozbudowę systemu o możliwość przechowywania i udostępniania obiektów dźwiękowych i audiowizualnych oraz czy przewiduje możliwość współpracy z instytucjami i organizacjami gromadzącymi zbiory dźwiękowe.

Dyrektor Makowski odpowiedział:

Tak widzimy naszą przyszłość. Narzędzia będą się zmieniały, natomiast repozytorium, zasób, nieważne czy papierowy, czy cyfrowy, będzie tutaj. Podpisaliśmy w ubiegłym tygodniu umowę na Polonę dla Bibliotek z Programem Operacyjnym “Polska Cyfrowa” w celu udoskonalenia narzędzi współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Tak, żeby podmioty zewnętrzne mogły się skoncentrować na swoich zadaniach, jak choćby na upowszechnianiu, popularyzacji, gromadzeniu itd., natomiast żebyśmy my byli tym zabezpieczeniem, magazynem tego, co zostanie zebrane, oczywiście w sposób zestandaryzowany. Żebyśmy byli takim zabezpieczeniem dla tych instytucji, żeby nie wynajdowały na nowo koła, żeby mogły korzystać z tego, co już zostało zrobione.

Sonia Wronkowska (SW) oraz Łukasz Kozak (ŁK) z Pracowni rozwoju Polony komentują pytanie następująco:

ŁK: Biblioteka Narodowa jest otwarta na współpracę i otwiera się na inne instytucje. Jeżeli instytucja nie ma środków na budowę i utrzymanie własnego systemu, to BN jest otwarta na współpracę i może udostępnić swoje serwery do przechowywania i udostępniania zbiorów innych instytucji.

SW: Nazywa się to Polona dla Bibliotek i jest to e-usługa, którą stworzyliśmy w ramach projektu Omnis – otwieranie współpracy na innych użytkowników instytucjonalnych.

ŁK: To już się dzieje, jak w przypadku Biblioteki Jagiellońskiej czy Państwowego Muzeum Etnograficznego i kolekcji Piotra Gana. Muzeum w kartonach przywiozło obrazy, pracownicy Biblioteki Narodowej je zdigitalizowali, Piotr Baczewski z ekipą Fundacji Muzyka Zakorzeniona i wolontariuszami, po przeszkoleniu, opracowali obiekty dodając metadane. W chwili, gdy otworzymy obsługę obiektów audiowizualnych, co jest jedynie kwestią czasu, nie powinno być przeszkód na drodze do współpracy.

SW: Nasz workflow digitalizacji i udostępniania jest dostosowany do każdego typu obiektu. Model obiektu jest uniwersalny. Obiekty dźwiękowe równie dobrze mogą być przez nas opracowywane. Jest to sprawa dostosowania wariantywnych ścieżek w workflow. Jest to jedynie kwestia dostosowania systemu, który już mamy. Wyzwaniem byłaby jednak digitalizacja. Na ten moment nie mamy labu do digitalizacji materiałów dźwiękowych, a są to nierzadko bardzo kosztowne sprzęty i operacje.

ŁK: Dodatkowym atutem byłaby możliwość wykorzystania uczenia maszynowego, sztucznej inteligencji do tworzenia powiązań semantycznych pomiędzy zbiorami. Na przykład można by zbiór powiązać z Kolbergiem: mając materiał etnograficzny – zapisana melodia z XIX w., którą gra ktoś na nagraniu z lat 80. XX wieku i możemy zacząć budować sieć powiązań semantycznych, stosujemy sztuczną inteligencję i powstają wspaniałe efekty.

BN jest wiodącym ośrodkiem w Polsce jeśli chodzi o zaawansowanie techniczne, myślenie o metadanych, semantyce, sztucznej inteligencji. Myślimy o tym, jak to robić nie tylko dla użytkowników żywych, cielesnych, ale i jak to robić dla użytkowników, którzy są maszynami. Sonia, poza pracą w BN, pracuje nad rozmaitymi kodowaniami zapisu muzycznego i kwestią odczytu zapisu przez maszyny. Dlaczego nie dokonać w tym miejscu naprawdę dużego kroku? To jest do zrobienia. Myślę od pewnego czasu o dużym projekcie digitalizacji i zabezpieczenia zbiorów archiwów etnograficznych. Zasadniczo dla Waszych celów Polona jest najlepsza.”

Dla małych instytucji i organizacji możliwość skorzystania z Polony w celu przechowywania i udostępniania zbiorów bez ponoszenia dodatkowych kosztów to wspaniała okazja. Wiele projektów mających na celu digitalizację i udostępnianie ma znikomą trwałość (udostępnianie trwa tylko przez okres wymagany i sfinansowany w ramach dotacji) i np. po pięciu latach znikają z obiegu, gdyż kończą się środki na utrzymanie infrastruktury. Polona może być rozwiązaniem tego typu problemów.

Dostosowanie Polony do prezentacji materiałów dźwiękowych, które dla nas są szczególnie interesujące, to perspektywa najbliższych lat. Można mieć nadzieję, że za dwa-trzy lata będziemy mogli zacząć przechowywać i udostępniać nasze zbiory w portalu Polona nie ponosząc przy tym żadnych dodatkowych kosztów.

Co więcej, Biblioteka planuje budowę labu do digitalizacji materiałów dźwiękowych, gdyż sama posiada ogromne zbiory dźwiękowe i audiowizualne, od lat 60. gromadzi egzemplarze obowiązkowe wszystkich krajowych publikacji dźwiękowych, stąd jest zainteresowana rozwojem tego obszaru działalności.

Na dodatek Biblioteka Narodowa, jako wiodąca instytucja w zakresie katalogowania i opracowywania zbiorów, oferuje szkolenia ze standardu opisu bibliograficznego przedstawicielom instytucji, które chciałyby udostępniać swoje zbiory w Polonie.

Oznacza to również, że przez najbliższe dwa lata moglibyśmy zebrać grupę chętnych, zorganizować wspólne szkolenie i zacząć opracowywać swoje zbiory w taki sposób, żeby było możliwe korzystanie z e-usługi Polona dla Bibliotek.

Warto tutaj zaznaczyć, że najłatwiej wygląda sytuacja współczesnych nagrań cyfrowych, o ile przekazane zostały do nich prawa. Nagrania cyfrowe nie wymagają digitalizacji oraz łatwiej jest zadbać o to, żeby ich status prawny był uregulowany. Wystarczy, żeby przed nagraniem uzyskać pisemną zgodę wykonawcy na wykorzystanie utworu na określonych polach eksploatacji.

Sytuacja nagrań archiwalnych jest znacznie trudniejsza zarówno z technicznego punktu widzenia (potrzeba specjalistycznego sprzętu do digitalizacji i wiedzy fachowej), jak finansowego, a także prawnego (większość nagrań archiwalnych nie jest opatrzona żadnymi zgodami pisemnymi na wykorzystanie zebranego materiału, zmieniła się też rzeczywistość prawna od momentu wykonania nagrań).

Jednak i tutaj jest nadzieja – Grażyna Grabowska, główna kustosz zbiorów Filmoteki Narodowej – Instytutu Audiowizualnego zasugerowała, że wyjściem z patowej sytuacji może być zastosowanie procedury starannego poszukiwania określonej w dyrektywie europejskiej dotyczącej dzieł osieroconych. W tych przypadkach, szerokie udostępnianie służy poszukiwaniom osób, które mogą posiadać współcześnie prawa do tych nagrań. Składowanie nagrań archiwalnych w magazynach jest, jej zdaniem, działaniem przeciwskutecznym, jeśli chodzi o prawdopodobieństwo odnalezienia spadkobierców praw. Zatem, w świetle tej interpretacji, nagrania o nieuregulowanej sytuacji prawnej należy udostępniać, gdyż w ten sposób zwiększamy prawdopodobieństwo odnalezienia spadkobierców praw do nagrań. W sytuacji takich nagrań, udostępnionemu obiektowi towarzyszy adnotacja, że właściciele praw są poszukiwani i proszeni o kontakt z instytucją udostępniającą.

Zapytaliśmy prawników z Pracowni Praw Autorskich Biblioteki Narodowej, czy ich zdaniem możemy zastosować tę procedurę na potrzeby ustalenia praw do nagrań archiwalnych muzyki wiejskiej i czy moglibyśmy je w tym celu udostępnić na portalu Polona. Czekamy na odpowiedzi i będziemy Was informować, czego się dowiedzieliśmy.